Faktura w KSeF - etapy i instrukcja wdrożenia. Praktyczne rozwiązania i wskazówki, korzyści i zagrożenia.

19 stycznia br. Minister Finansów ogłosił, że ze względu na stwierdzone błędy, obligatoryjny KSeF  zostanie wprowadzony po ich usunięciu.

Należy jednak zauważyć, że te błędy mają charakter techniczny/informatyczny i występują one wyłącznie po stronie systemu obsługiwanego przez Krajową Administrację Skarbową. 

Ani zapowiadany audyt, ani te błędy nie wynikają z błędnej lub niewłaściwej legislacji, która wymagałaby określonych zmian (zdaniem MF). 

Oznaczać to powinno,że w sferze prawnej dla podatników nic się nie zmieni, ewentualnie takie zmiany będą miały wyłącznie symboliczne znaczenie. 

Stwierdzone przez MF problemy również nie powinny być rozumiane w żadnym razie jako przesłanka do odejścia od KSeF, a co najwyżej przesunięcia wejście w życie tego obowiązkowego rozwiązania, co zapewne wystąpi 

1 stycznia 2025 r.

Program szkolenia

1. Wprowadzenie do KSeF:

a. Co to jest KSeF?

b. Co to jest e-faktura lub faktura ustrukturyzowana?

c. E-faktura a faktura elektroniczna?

d. Co oznacza „wystawienie faktury w KSeF”?

2. Najważniejsze pojęcia związane z wystawianiem faktur w KSeF:

a. KSeF;

b. Faktura ustrukturyzowana;

c. Schema Fa(2)

d. Nr KSeF;

e. Uprawnienia do korzystania z KSeF;

3. Jak działa KSeF:

a. Założenia modelu funkcjonowania KSeF;

b. Dostęp do KSeF i podmioty uprawnione;

c. Wystawienie faktury w ramach KSeF;

d. Wystawienie faktury: bezpośrednio w KSeF lub poprzez system podatnika;

e. Wystawienie faktury: wysyłka wsadowa a interaktywna?  

f. Walidacja faktury przez KSeF – co to oznacza?

g. Otrzymanie faktury w ramach KSeF;

h. Jakie rodzaje faktur można wystawiać w KSeF?

i. Czy faktury będą wystawiane i otrzymywane poza KSeF?

j. Dostęp do faktury w KSeF: podatnik krajowy, zagraniczny lub inny nabywca?

k. Akceptacja odbiorcy faktury ustrukturyzowanej (w czasie przejściowym),

l. KSeF a JPK_VAT;

4. Schema Fa (2) i jej najważniejsze elementy:

a. Format faktury .xml oraz możliwość stosowania wizualizacji w pliku PDF;

b. Pola obowiązkowe, fakultatywne i opcjonalne;

c. Podstawowe części składowe e-faktury;

d. Jakie dane pojawią się w sekcjach:

   i. Nagłówek;

   ii. Podmiot 1, Podmiot 2, Podmiot 3, Podmiot Upoważniony;

   iii. Fa;

   iv. Stopka;

e. Omówienie wybranych elementów schemy: rozliczenie, płatność, pola dodatkowe;

f. Jak dołączyć załączniki do faktury?

5. Uwierzytelnianie się i nadawanie uprawnień w KSeF:

a. Rodzaje uprawnień w KSeF;

b. Sposoby nadawania uprawnień;

c. Przekazywanie uprawnień;

d. Metody uwierzytelniania się w KSeF;

e. ZAW-FA – w jakich sytuacjach ma zastosowanie?

f. Czy warto w pełni korzystać z uprawnień (możliwości) wynikających z KSeF?

6. Istotne elementy dobrowolnego stosowania KSeF:

a. Zgoda odbiorcy (akceptacja faktur ustrukturyzowanych);

b. E-faktura a wizualizacja tej faktury – co dostaje kontrahent;

c. Kontrahenci krajowi a zagraniczni;

d. E-faktury dla osób prywatnych?

e. Okres przechowywania faktur w KSeF;

f. Duplikaty e-faktur;

g. Korzyści z wystawiania korekt in minus w postaci ustrukturyzowanej;

h. Zwrot 40-dniowy;

7. Istotne elementy obowiązkowego KSeF:

a. Od kiedy obowiązuje?

b. Kto musi stosować faktury ustrukturyzowane?

c. Czy obowiązkowy KSeF oznacza brak faktur papierowych i elektronicznych?

d. Co z fakturami dla podmiotów zagranicznych i od podmiotów zagranicznych?

e. A faktury dla osób prywatnych?

f. Czy można wystawić w KSeF fakturę w relacji B2C?

g. Jak rozstrzygnąć, że nabywca jest osobą prywatną czy podatnikiem VAT (także zwolnionym lub niezarejestrowanym)?

h. Zmienione zasady stosowania kursu waluty;

i. Faktury VAT-RR w KSeF;

j. Awaria KSeF – czy można wystawiać faktury i w jaki sposób?

k. Tryb offline – co to jest i czy trzeba się będzie z niego tłumaczyć?

l. Faktury zaliczkowe i faktury proforma w KSeF?

m. Faktury korygujące po nowemu w KSeF;

n. Nota korygująca i duplikat a KSeF;

o. Przepisy przejściowe (czerwiec/lipiec 2024);

p. Numer identyfikujący (nrKSeF) a faktury nieustrukturyzowane

q. Kody QR – co to, kiedy się pojawia i po co?

8. Inne zmiany związane z wejściem obowiązkowego KSeF:

a. Przelewy z nr KSeF – w jakich przypadkach?

b. Za co grożą kary w KSeF?

c. Kto i w jaki sposób będzie ustalał wysokość kar?

d. Kary w KSeF a konsekwencje w ramach KKS;

9. Korzyści i zagrożenia związane z KSeF;

10. Jak się przygotować do wdrożenia KSeF?

a. Zespół;

b. Audyt;

c. Przegląd procedur (po stronie sprzedaży jak i zakupów);

d. Przegląd transakcji i umów (sprzedażowych i zakupowych);

e. Dane, które muszą być na e-fakturach (obowiązkowo i biznesowo);

f. Modyfikacje systemów informatycznych i procesów;

g. Analiza procesu wystawiania i otrzymywania faktur w ramach KSeF;

h. Regulaminy sprzedaży i ewentualna potrzeba ich dostosowania;

i. Archiwum danych z KSeF;

j. Monitoring funkcjonowania KSeF;

k. KSeF jak narzędzie optymalizujące procesy w firmie;

l. Awarie i procedury na wypadek ich wystąpienia;

m. Dostosowanie innych procesów do KSeF (np. przelewy z nr KSeF);

11. Konsekwencje prawne stosowania KSeF:

a. Faktury w KSeF i poza KSeF;

b. Faktura „wadliwa” i faktura „nierzetelna” – konsekwencje w KKS/KK;

c. Wystawienie faktury w KSeF – kto odpowiada wg KKS?

d. Uprawnienia wynikające z KSeF a ograniczenia wewnętrzne narzędzi (programów) do wystawiania faktur w KSeF;

e. Biuro rachunkowe a wystawienie faktury w KSeF i odebranie faktury z KSeF;

f. Procedury wewnętrzne – wystawiania faktur i otrzymywanie faktur z KSeF;

g. Niezgodność KSeF z przepisami ustawy o VAT i Dyrektywy VAT;

12. Dyskusja.

Nasze szkolenia i konferencje z możliwością dofinansowania z Krajowego Funduszu Szkoleniowego oraz w ramach Bazy Usług Rozwojowych:

KFS - aby uzyskać dofinansowanie na wybrane szkolenie pracodawca musi złożyć wniosek w Powiatowym Urzędzie Pracy odpowiednim dla miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, zgodnie z terminami naboru określonymi przez PUP.
Istnieje możliwość dofinansowania od 80% (dla przedsiębiorstw małych i średnich) do 100% (dla mikro firm). Wzór wniosku powinien być dostępny do pobrania na stronie wybranego PUP-u.

Szczegóły na stronie: https://psz.praca.gov.pl/-/55453-krajowy-fundusz-szkoleniowy/

BUR -to dofinansowanie ze środków UE na kształcenie, skierowane do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw. Aby uzyskać dofinansowanie należy zgłosić się do wybranego operatora działającego w danym województwie oraz złożyć u niego wniosek o dofinansowanie szkolenia, które jest zarejestrowane w Bazie.

Szczegóły oraz wykaz operatorów obsługujących dofinansowanie w poszczególnych województwach na stronie: http://serwis-uslugirozwojowe.parp.gov.pl/dofinansowanie